Hola de nuevo y bienvenidos a nuestro blog, nos alegramos de que estéis leyéndonos porque eso significa que os ha gustado nuestro blog y aquí estáis una vez más. Os adelantamos que no os vamos a defraudar porque esta vez venimos con algo muuuy interesante, sobre todo para aquellos que necesitéis una buena organización para la Universidad, trabajo o para alguna tarea en concreto. 

¡¡¡¡Esta vez os hablaremos sobre!!!!.....(redoble de tambores)

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¿EN QUÉ CONSISTE?

Supongo que esta será la gran pregunta ya que es muy probable que no muchos hayáis escuchado nada al respecto pero os aseguro que os va a ser de gran utilidad en algún momento de vuestra vida (o varios) conocer qué es.

DIAGRAMA DE GANNT ❕ es una herramienta súper útil para programar u organizar una tarea o un proyecto a lo largo de un periodo concreto. Este diagrama es como un esquema que nos permite visualizar de una forma rápida y fácil todas y cada una de las tareas qué forman parte de dicho proyecto sabiendo de esta manera las que están incompletas, a quien le pertenece cada tarea, la fecha de finalización de cada una y también permite realizar un seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas. Es un gráfico de barras horizontales empleado para ilustrar el cronograma de un proyecto. Cada barra representa una etapa del proceso o una tarea y su longitud, la cantidad de tiempo que conllevará. Esto ofrece al equipo un panorama general de: cuál es el trabajo, qué hay que hacer, quien lo hace y cuando.

Aquí os adjuntamos un vídeo muy interesante que os cuenta varias cosas sobre el Diagrama de Gantt, también muestra un ejemplo de cómo hacer uno de ellos. Seguro que os viene genial.

¿Os pensabais que eso era todo?...ingenuos 😜

La verdad es que no, la metodología de Gantt es súper interesante (no hace falta que lo digamos porque ya lo estáis viendo) además algo que tampoco sabéis es que es la madre de todas las herramientas de gestión de proyectos, sí sí así es, tal y como lo estáis leyendo, la MADRE, la creadora, la pionera. Surgió por la fusión de dos sistemas, el armonagrama de Karol Adamiecki y el gráfico de Henry Gantt. Todo un mérito, ¿verdad?

Eso también conlleva que con los años se ha visto superada por las posteriores herramientas y además las más actuales añaden funciones que esta no contiene como por ejemplo la evaluación de costes y la no optimización de los tiempos, en cambio esta herramienta es súper gráfica y nada más con echarle un vistazo ya tenemos la información de todo aquello que necesitamos.

Está claro que este sistema tienen una gran cantidad de VENTAJAS  a la hora de trabajar, algunas de estas virtudes son las siguientes:

1. Nos ofrecen una gran claridad: Sabemos que el diagrama de Gantt desglosa múltiples tareas y tiempos de forma general. Es así como podemos encontrar donde se sitúa cada miembro del equipo en cada fase y de esta forma nos permite una mejor planificación sabiendo en cada momento que hay que hacer y cuando.
2. Podemos tener una idea general y concisa: Al tener una forma esquematizada conseguimos una rápida y fácil visión de todos los procesos.
3. Visualizamos los datos del rendimiento: La vista general también permite una mayor conciencia por parte del equipo sobre su rendimiento ya que cada uno es consciente de todas las tareas que supone el proyecto y es esto lo que permite que se adapte según las necesidades de este, ademas consigue fomentar la colaboración y la organización.
4. Nos permite una mejor gestión de los tiempos de trabajo: Gracias a las barras del diagrama que utilizamos podemos determinar el tiempo de cada tarea y nos aseguraremos de no paralizar el proyecto en ningún momento y así no perjudicar al resto del equipo. Esta es una manera de organizarnos y ayudar al flujo del proyecto.
5. Proporciona flexibilidad: Al disponer de una visión general de todo el proyecto, podemos estar al tanto de cualquier modificación y ajustarnos o adaptarnos de la mejor manera posible.

Tampoco os lo vamos a pintar todo de rosas y la verdad es que también podemos encontrar alguna que otra DESVENTAJA con este método pero no las suficientes para que deje de ser tan útil.

1. Complejidad: Si lo utilizamos para un proyecto complejo, con un gran número de subtareas y con un gran equipo puede llegar a ser bastante difícil crear un Diagrama de Gantt ya que este prima de la sencillez y en esa situación sería todo lo contrario ya que se compondría de numerosas actividades y podría resultar lioso o difícil de leer.
2. Trabajo constante: Debéis saber que preparar un diagrama de Gantt no es algo instantáneo, lleva su tiempo y muchas veces hay que ir ajustándola según las necesidades que van surgiendo a lo largo del proyecto. Es normal que según vayamos haciendo un proyecto o trabajo, se nos vayan ocurriendo nuevas ideas por lo tanto, en este caso va a ser complejo adaptarnos a estos cambios una vez completado el diagrama (con el tiempo ya seremos expertos y no supondrá ningún problema) por lo que es súper importante que haya una persona responsable de actualizar el diagrama frecuentemente.
3. Resulta difícil poder representarlo en una hoja de papel: ya que están hechos para ser reflejados y representados en una pantalla.

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¿CÓMO FUNCIONA?

Esta vez estáis de suerte porque os aseguramos que es muy fácil de utilizar y es que este diagrama es bastante similar a un esquema. 

• Lo que buscamos con GANTT es la máxima claridad por lo tanto vamos a usar en todo momento flechas para de esta manera poder marcar tanto el inicio como el fin de la tarea a realizar y de esta forma conseguir una fácil visualización de todo el proceso. 

• Por otro lado, debemos tener en cuenta que  una tarea consiste en diversas subtareas que conjuntamente nos llevan al objetivo, por lo que podremos tener un seguimiento y controlaremos cualquier posible retraso.

• Para poder estar “al día” y no sufrir ningún retraso nos será de gran utilidad tener unos períodos de tiempo previstos para cada subtarea y de esta manera nos ahorramos el posponer cosas ya que eso supondría la catástrofe para cualquier trabajo y ya sabemos todos que si empezamos a posponer tareas mal empezamos y justo eso es lo que no queremos ¿verdad? Aunque bueno, con lo aplicados que somos ya sabemos que esto no nos va a pasar ;)

• Por último, ya tendremos un gran “esquema” con flechas, subtareas y plazos de tiempo que nos permitirán visualizar de manera rápida y sencilla el progreso  de todo el proyecto, dejando a la vista aquellas actividades hechas y por realizar.

 

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¿CÓMO CREAR UN DIAGRAMA DE GANTT?

Creemos que es importante que sepáis como crear un diagrama porque seguramente en algún momento lo necesitéis para poder organizar mejor vuestro trabajo, es por ello que queremos dejaros aquí unos sencillos pasos para que podáis hacer el vuestro. 

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¿A QUÉ PROYECTOS SE APLICA MEJOR?

 Seguramente después de conocer lo que es, estáis deseando hacer uso de él pero para eso debéis saber que no sirve para cualquier tipo de proyecto; al tratarse de un “esquema“ deberemos emplearlo para tareas no muy laboriosas ni complejas ya que si fuese así perderíamos la esencia de Gantt, es decir su sencillez y facilidad.

Con este diagrama lo que queremos hacer es plasmar toda la información necesaria para llevar a cabo todas y cada una de las actividades necesarias, por lo que si es una tarea muy compleja, ese esquema que queremos hacer de fácil visión realmente no será tan fácil...

Esta claro que un requisito indispensable para poder hacer uso de los diagramas de Gantt va a ser que nuestro proyecto tenga tanto fecha de inicio como de fin.

Gantt sería de gran utilidad para proyectos como:

⟶ Campaña de marketing: al requerir mucha coordinación y tener una gran facilidad de perder el rumbo conseguimos con Gantt la simplificación de procesos gracias a la definición   de tareas, responsables y tiempos.

⟶ Proyectos de diseño: para planificar el lanzamiento, llevar un seguimiento de las ideas aportadas y del proceso.

⟶ Lanzamiento de un producto: se puede conseguir un seguimiento de los presupuestos y una guía del trabajo que realiza cada empleado.

⟶ Campaña de redes sociales: permite organizar el contenido que se va a compartir, las herramientas de uso y las estrategias planeadas para llevar a cabo durante la campaña.

¿A vosotros se os ocurre algún proyecto al que le aplicarías este tipo de herramienta?

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¿DISPONE DE ALGÚN SOFTWARE QUE LO SOPORTE?

A día de hoy los diagramas de Gantt se usan con Software, lo que permite mantener los proyectos bajo control, en este caso contamos con el software Edraw que se trata de un programa de gestión de proyectos y diagramas de negocios de fácil uso que es utilizado por distintas empresas.

En su ultima versión Edraw ha añadido plantillas de diagramas Gantt y permite a los usuarios crear estupendos gráficos y programas de proyectos en cuestión de pocos minutos. Con este software no hay límites para tu creatividad, diseño, distribución o contenido.

Por ultimo añadir que también dispone de versiones  compatibles para la mayoría de Windows: 7, 8, 10, XP, vista y Citrix por lo que no se limita a solo algunas sistemas operativos. 

Os animamos a descargarlos en vuestro ordenador y empezar a conocer más sobre ello!!

Debéis tener en cuenta que no solo existe este software ya que tenemos una grandísima variedad que nos permite crear diagramas de Gantt como por ejemplo Excel, Canva o Google Sheets.

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¿CÓMO AFECTA A LA DEFINICIÓN DE TAREAS DE LOS RRHH DE LA ORGANIZACIÓN?

Está claro que esta herramienta nos ahorra muchísimo tiempo y además nos facilita las cosas a la hora de trabajar. Con este sistema logramos tener un documento en el que con una sola mirada sabemos en qué fase del proyecto nos encontramos, quien está realizando cada tarea y como se está llevando a cabo.

Debido a su fácil visión, con el gráfico de barras podemos saber en todo momento la duración de cada tarea o etapa. Por otro lado, también sabremos quien tiene asignada cada tarea ya que saldrá el nombre correspondiente del responsable de cada una de ellas y por último, debido al orden cronológico que se sigue con el diagrama de Gantt, sabremos en cada momento en qué fase del proyecto nos encontramos y como consecuencia de esto seremos conscientes de qué fases están terminadas, cuáles se están llevando a cabo y las que faltarían para completar la finalización de cada proyecto.

Este método como podéis ver trae muchas cosas positivas a la hora de organizarse, además nos facilita el trabajo ya que debido a toda la información que obtenemos, en cada momento podremos acudir a aquella persona que este trabajando para consultar dudas, echar una mano y aportar consejos. 

Al saber quien es responsable de cada tarea tenemos la ventaja de conocer quien está realizando cada función y si necesitamos alguna cosa no se perderá el tiempo averiguando donde se encuentra cualquier compañero. Esto además nos da la ventaja de llevar un orden en el trabajo ya que nos facilita la división de tareas lo que nos permite una mejora del tiempo de trabajo. 

Creemos que después de conocer todas estas ventajas sabemos más que de sobra que supone un gran avance y ahorro de tiempo para la organización de una empresa.

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¡SORPRESA!

Y como sabéis que en este blog nos gusta mucho sorprenderos, habíamos pensado que sería buena idea mostraros un ejemplo propio de lo que sería un Diagrama de Gantt. En este caso hemos querido hacerlo simple. En él podéis ver cómo nos hemos distribuido el tiempo, las tareas y un ejemplo de como nos podemos organizar para preparar las entradas del blog .

 

Y bueno, ¿Cómo lo veis? ¿Os parece una buena forma para organizar un proyecto?

Para concluir deciros que nos gustaría hacer un balance sobre la utilidad del diagrama Gantt. A nosotras nos parece muy útil para representar la planificación de un proyecto y tareas pendientes, así como para ver a simple vista si se están retrasando o si se están realizando a tiempo. Para estas actividades es una herramienta efectiva aunque no tanto para proyectos de mucha precisión ya tiene más dificultad utilizarlo y es necesario conocer bien el manejo del programa, por lo tanto su uso resulta efectivo según en qué tipo de proyecto se utilice.

Esperamos que os haya gustado esta nueva entrada y os sirva para conocer un poco más otra herramienta para tenerla en cuenta cuando necesitéis organizar trabajo o tareas.

PD: Debido al gran éxito de nuestro asistente Genaro en nuestro anterior post, hemos decidido que va a quedarse con tod@s vosotr@s !!!!

 

Muchas gracias por leernos una vez más, nos vemos en la siguiente entrada!! :) 

Fuentes empleadas:

๏ https://asana.com/es/resources/gantt-chart-basics

๏ https://blog.trello.com/es/diagrama-de-gantt-de-un-proyecto

๏ https://rockcontent.com/es/blog/que-es-diagrama-de-gantt/